Een belastingcontroleur over de vloer krijgen voor een belastingcontrole is voor geen enkele ondernemer iets om naar uit te kijken. Er zullen veel vragen in je hoofd opkomen: heb ik iets verkeerd gedaan? Hoe moet ik mij gedragen? Wat mag de controleur nakijken? … Met deze blogpost bij de hand zal je hopelijk met een geïnformeerde en voorbereide blik de controle tegemoet gaan.
Wanneer krijg ik controle?
Hoe komt het eigenlijk dat je uitgekozen wordt voor een controle? Kan je voorspellen wanneer je een controle zal krijgen?
De selectie van dossiers gaat als volgt te werk: je dossier wordt uitgekozen op basis van een systeem van data mining: hierbij gaat een computer dossiers uitkiezen op grond van een aantal ingestelde parameters. Als de gegevens in jouw dossier sterk afwijken van deze parameters, kan je dossier geselecteerd worden voor een controle. Deze parameters wijzigen. Zo kan het zijn dat men de dossiers uitkiest die te maken hebben met een abnormaal verlies, een afwijkende winstmarge voor de sector waarin je actief bent, gebrek aan samenhang in omzetcijfer, uitzonderlijk hoge kosten, verschillen tussen de BTW-aangiftes en de aangifte personen- en/ of vennootschapsbelasting.
Soms wordt ook een bepaalde sector uitgekozen.
Jammer genoeg is het onmogelijk om op voorhand te weten welke de parameters zijn aangezien deze strikt geheim worden gehouden.
In het algemeen gaat het dus over dossiers die afwijkende cijfers vertonen. Maar vrees niet: het is niet persé omdat je afwijkende cijfers hebt en een controle krijgt, dat je iets verkeerds gedaan hebt.
Je zou algemeen ervan mogen uitgaan dat je om de 7 jaar controle krijgt. Dit kan echter sterk afwijken. Sommigen krijgen vaker controle, anderen dan weer minder vaak.
Hoe word ik verwittigd?
In het algemeen word je op voorhand verwittigd via brief of mail. Hierin zal vermeld staan waar en wanneer de belastingcontroleur zal langskomen. Dit zal hoogstwaarschijnlijk bij jou ter plaatse gebeuren. Daarnaast zal hier ook in vermeld staan waar de controle precies over zal gaan en de periodes waarop deze controle betrekking zal hebben.
In sommige gevallen kan het ook zijn dat je niet op voorhand verwittigd wordt van een bezoek en plotseling een controleur voor je deur krijgt.
Tot wanneer kan er gecontroleerd worden?
De fiscus beschikt in het algemeen over een controletermijn van 3 jaar. Dit houdt in dat de fiscus de aangiftes van de voorbije 3 jaren kan controleren. De termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar van de belastingheffing waarvoor de belasting verschuldigd is. Zo zal voor het aanslagjaar 2023 (voor de inkomsten uit 2022) de termijn beginnen lopen op 1 januari 2023 en zal ze op 31 december 2025 verstrijken.
Voor aangiften die te laat of niet ingediend zijn, is deze termijn 4 jaar. In geval van fraude bestaat deze termijn uit 10 jaar.
Wat kan ik verwachten bij een controle?
Het kan zijn dat je een controle krijgt op btw, op personenbelasting, of bijvoorbeeld twee controleurs voor beiden tegelijkertijd. Stel nu dat er enkel een btw-controleur langskomt, dan kan het nog altijd zijn dat je later controle krijgt van iets anders met betrekking tot hetzelfde inkomstenjaar.
De controle kan plaatsvinden op elk tijdstip, behalve voor bewoonde lokalen. Maar over het algemeen vindt deze plaats ‘s ochtends, rond 9u of half 10 en duurt ongeveer een dag. De controleur kan je in de daaropvolgende weken nog contacteren als hij of zij bijkomende vragen heeft.
Zoals hierboven vermeld werd, kan de controle bij jou ter plaatse gebeuren. Dit zal zeker het geval zijn wanneer je een stuk van je woning hebt ingebracht in je zaak: ze gaan immers willen controleren of deze effectief voor haar aangegeven doeleinden wordt gebruikt. Vandaag de dag kunnen controles ook volledig digitaal plaatsvinden: men zal dan vragen om alle nodige documenten door te sturen via mail en er zullen bijkomende vragen gesteld worden.
Algemeen kan je stellen dat de fiscus zal controleren of jij je gegevens effectief correct hebt ingevuld bij je belastingaangiften. Daarbij zal de controleur uiteraard ook toelichting vragen bij de gegevens die je verstrekt en je vragen aan te toten dat de dingen die je gekocht hebt voor jouw zaak, ook effectief ook gebruikt worden voor beroepsmatige doeleinden.
Het is bij een controle heel belangrijk om goed voorbereid te zijn. Meestal krijg je op voorhand een vragenlijst en een overzicht van te bezorgen documenten. Zorg ervoor dat wanneer de controleur langskomt, alles gemakkelijk terug te vinden is. Een handige tip hierbij is om een overzichtje te maken. Je wil immers geen wrevel opwekken bij de controleur omdat je niet meer weet waar je iets gelegd hebt.
Hoe moet ik me gedragen bij de controle?
Praat niet te veel met de controleur. Uiteraard is het aangeraden om vriendelijk tegen hem of haar te zijn, maar probeer alleszins “smalltalk” te vermijden. Op die manier voorkom je dat je dingen gaat zeggen die aanleiding zouden geven tot bijkomende vragen. Antwoord gewoon correct op de vragen en geef geen ongevraagde informatie.
Soms moet je al op voorhand een aantal stukken doorgeven. Lever nooit meer stukken aan dan degene die ze verzocht hebben.
Waar heeft de fiscus toegang toe?
De fiscus zal toegang hebben tot de volgende zaken:
- Rekeningen en documenten die noodzakelijk zijn om je inkomsten te bepalen.
- Alle overige informatie die noodzakelijk is voor hun onderzoek
- Je bedrijfspand (dit kan dus ook je woning zijn als een deel ervan in je zaak is ingebracht)
Welke bewijsstukken van kosten kan ik gebruiken?
Je zal als onderneming alle kosten moeten bijhouden die nodig zijn om jouw belastbare inkomsten te bepalen. Voorbeelden hiervan zijn:
- Boekhouding (balans, resultatenrekening…)
- Bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
- Loonfiches
- Bewijsstukken van de teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).
- …
Hoe lang moet ik stukken bijhouden?
Je zal je stukken moeten bijhouden tot het einde van het 10de boekjaar dat volgt op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Wat als er fouten in mijn boekhouding te vinden zijn?
Als je een eerste brief krijgt over een fout die je begaan hebt, moet je hier zeker op antwoorden en het niet laten escaleren.
Je hebt heel veel verschillende soorten boeten afhankelijk van de inbreuk die je begaan hebt. Het boetebeleid is echter steeds onderhevig aan verandering: er wordt namelijk vaak een nieuw boetebeleid uitgevaardigd. Dit zou ons echter te veel in detail leiden. Best kijk je eens op de website van FOD Financiën om een zo actueel mogelijk overzicht te krijgen van het huidige boetebeleid: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/boeten#q5
Als je echter niet akkoord bent met de opgelegde boete, kan je altijd een niet-akkoordverklaring indienen waarin je met bewijsstukken uiteenzet waarom je niet akkoord bent met de boete. Dit kan natuurlijk ook geweigerd worden. In dit geval zal de controleur laten weten waarom men geen rekening wenst te houden met jouw argumenten.
