Wanneer je als onderneming dagelijks verkopen doet zonder een factuur op te maken, zal je een dagontvangstenboek moeten bijhouden en daarin al jouw verkopen te noteren. Hierbij zullen een aantal vragen vast en zeker in jouw hoofd opkomen, zoals; wat houdt een dagontvangstenboek eigenlijk allemaal in? Aan welke voorwaarden moet ik voldoen? Wanneer is dit verplicht? Wat gebeurt er als ik dit niet correct of helemaal niet doe?
In dit artikel zullen we ingaan op wat een dagontvangstenboek precies is, en wat het allemaal inhoudt.
Wat is het?
Een dagontvangstenboek is een boek waarin een onderneming alle verkopen waarvoor geen factuur wordt opgemaakt, gaat inschrijven. Dit gaat met andere woorden om al jouw verkopen die je dagelijks doet waarbij door de klant betaald wordt via cash of bankkaart, zonder dat er een factuur wordt opgesteld.
Wanneer is een dagontvangstenboek verplicht?
Je zult dus geen dagontvangstenboek moeten opmaken als je werkt aan de hand van facturen. Als je dus werkt met bijvoorbeeld kasticketten, verkoopbonnen etc. Dan zal je er wél een moeten bijhouden.
Er zijn echter 3 uitzonderingen waarbij je geen dagontvangstenboek zult moeten bijhouden:
- Je hebt een GKS in de horeca (= een witte kassa), tenzij je meerdere vestigingen hebt: dan moet je wel nog een centralisatieboek bijhouden (zie later).
- Je hebt een geregistreerde kassa en het BTW-controlekantoor is daarvan schriftelijk in kennis gesteld.
- Je maakt gebruik van een BTW-forfait.
Wat is het verschil met een kasboek?
Een dagontvangstenboek mag niet verward worden met een kasboek:
- Een kasboek gebruik je namelijk om alle bedragen die cash betaald of ontvangen worden in te schrijven. Het gaat hier dus over zowel aankopen als verkopen. Het gaat hier echter niet om transacties die met bankkaart gebeuren.
- Een dagontvangstenboek bevat alle verkopen die zonder factuur worden opgesteld, dus ook die via bankkaart of cash worden betaald.
Voorwaarden
1. Dagelijks
Zoals reeds eerder vermeld, gaat dit om dagelijkse verkopen waarvoor geen factuur wordt opgemaakt en waarbij betaald wordt met bankkaart of cash.
Je zult dagelijks minstens één inschrijving moeten doen, ook wanneer je niets verkocht hebt of niet gewerkt hebt wegens verlof, sluiting, ziekte… In dat geval zal je een nulontvangst moeten inschrijven.
2. Vermelding van het toegepaste btw-tarief
Je zult moeten vermelden welke btw-tarief van toepassing is op de verkoop: 0%, 6%, 12% of 21%.
3. Op papier of digitaal
Je hebt de keuze om jouw dagontvangstenboek ofwel fysiek, ofwel digitaal bij te houden.
Indien je ervoor kiest om het op papier te doen, dan zal je al jouw inschrijvingen moeten bijhouden in een boek. Het is dus met andere woorden niet toegestaan om jouw inschrijvingen op een post-it note of op losse bladeren te doen. De bladeren zullen ook genummerd moeten worden.
Als je kiest om het digitaal bij te houden, dan zal je er ook mee rekening moeten houden dat je niet zomaar dingen mag deleten als je een wijziging wilt aanbrengen. Je zult dus speciale software moeten aankopen die dit toelaat. Een Excel bestand bijhouden volstaat dus niet. Meer hierover in deze blogpost.
4. Onuitwisbaar
Zoals reeds vermeld, zullen jouw inschrijvingen niet zomaar uitgewist kunnen worden. Werk dus met een stylo en niet met potlood want het laatste zou je zomaar kunnen weggommen. Als je digitaal werkt, werk je met een speciale software die wijzigingen niet zomaar toelaat.
5. Genummerd
Elke inschrijving en bladzijde van je dagontvangstenboek moet genummerd worden.
6. Bijhouden
Per bedrijfszetel, en dus per vestiging, zal je een dagontvangstenboek moeten bijhouden.
Indien je echter meerdere vestigingen hebt, dan zal je ook een centralisatieboek moeten bijhouden op de hoofdzetel van de onderneming waarin het totaal per dagontvangstenboek van alle vestigingen bijgehouden wordt.
7. Bewijsstukken
Je moet niet alleen je dagelijkse verkopen inschrijven in je dagontvangstenboek, je moet ze echter ook kunnen bewijzen aan de hand van kastickets, verkoopbonnen etc. Indien dit niet gaat, moet je elke ontvangst apart in het dagontvangstenboek inschrijven.
8. Per jaar en per maand
Een dagontvangstenboek worden gebundeld per 12 maanden. Elke maand moeten de ontvangsten opgeteld worden en afgesloten.
9. Fouten corrigeren
Als je een fout maakt bij je inschrijving is het toegelaten om deze te verbeteren. Je mag echter niet zomaar iets wegdoen met Tipp-Ex: je zult elke correctie moeten doen door het foutieve te schrappen en de correctie aan te brengen op een nieuwe lijn.
Wat als je je dagontvangstenboek foutief of helemaal niet doet?
Als je geen dagontvangstenboek bijhoudt terwijl je hier wel toe verplicht bent, of je doet dit op foutieve wijze, dan zal je bestraft kunnen worden met een fiscale geldboete van 50 tot 5.000 euro per overtreding. Zorg dus dat je zeker in orde bent!
