Als beginnende zelfstandige in bijberoep is het niet altijd eenvoudig om precies te weten hoe je je boekhouding moet regelen. Daarbij zullen vragen zoals: “Kan ik mijn eigen boekhouding doen?”, of: “kies ik voor een enkelvoudige of dubbele boekhouding?”, “Heb ik een vennootschap nodig? ” zeker door het hoofd schieten. Met deze bijdrage wensen wij al kort te antwoorden op de meest frequent gestelde vragen die door een beginnende zelfstandige gesteld worden.
1) Heb je een boekhouder nodig als zelfstandige in bijberoep?
Als zelfstandige in bijberoep ben je verplicht om een boekhouding bij te houden. Vaak is de eerste impuls dan om een boekhouder te contacteren, maar het is perfect mogelijk om zelf je boekhouding te doen op voorwaarde dat je goed weet wat je precies moet doen.
2) Wat kost een boekhouder voor een zelfstandige in bijberoep?
De kosten voor een boekhouder starten vanaf 500 € (voor een kleine niet-BTW plichtige activiteit) tot 1440 € en meer (voor een kleine BTW plichtige activiteit) per jaar. Voor veel beginnende zelfstandigen in bijberoep schrikt dit af, gezien het feit men in het begin waarschijnlijk nog maar weinig omzet draait. De hoge kost komt door het feit dat een erkende boekhouder/accountant wettelijk aan zeer veel verplichtingen hoort te voldoen. Zo dient deze alvorens enig advies te verlenen een contract op te stellen, de klant te identificeren, etc. Ook bij een klein dossier komt er heel wat verplichte administratie bij en de software die kantoren gebruiken zijn betalend per dossier, ongeacht de grote. Daarbij heb je dan ook nog eens een verplichtte bijscholing van minimum 40 uur per jaar.
3) Kan je je eigen boekhouding doen?
Ons doel bij Plan van Aanpak bestaat er in beginnende zelfstandigen in bijberoep, die het niet zien zitten om meteen veel geld aan een boekhouder te spenderen, op een eenvoudige en stapsgewijze manier te leren hoe zij zelf hun boekhouding kunnen voeren! Blijf dus zeker plakken en binnen de kortste tijd zal jij het ook allemaal zelf kunnen 😉
4) Kies ik voor een dubbele of vereenvoudigde boekhouding?
Dubbele boekhouding
Een dubbele boekhouding is veel complexer dan een enkelvoudige boekhouding. Hier zal namelijk aan elke transactie (bv. een verkoop) minsten één andere transactie (bv. een bankontvangst) gekoppeld worden. Het is een sluitend systeem dat wel duidelijk aangeeft wat eventueel ontbreekt etc. Het vraagt echter de nodige professionele kennis. In dit geval laat je je dan toch maar beter begeleiden door een boekhouder/accountant. Voor een klein bijberoep lijkt ons dit niet noodzakelijk. Onze keuze voor jou is dus de enkelvoudige boekhouding.
Vereenvoudigde boekhouding
Een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding betekent dat je simpelweg al jouw inkomsten en uitgaven moet bijhouden.
Een vereenvoudigde boekhouding bestaat uit 4 delen. Je kan de meeste zaken perfect op je computer bijhouden. Voor sommige zaken heeft de overheid echter nog een prehistorische gedachtegang. Een dagontvangstenboek (van toepassing indien je geen facturen schrijft) dien je bijvoorbeeld netjes in een boek met een doorslagblaadje en blaadjes die je kan uitscheuren bij te houden.
- Een financieel dagboek, bestaande uit een kasboek (indien je cash ontvangt en betaalt) en een bankboek (kosten en inkomsten via een bankrekening, hier kan je natuurlijk gewoon je bankafschriften bijhouden)
- Een aankoopboek, met een overzicht van al je aankopen
- Een verkoopboek, met een overzicht van al je verkopen
- Een inventarisboek waar je op het einde van het jaar een overzichtje in maakt van wat je hebt aangekocht, maar nog niet verkocht
5) Welke boekhoudprogramma’s bestaan er voor bijberoepers?
Er zijn veel verschillende soorten boekhoudsoftware die beschikbaar zijn voor zelfstandigen in bijberoep. In feite zijn veel van de populaire programma’s die door bedrijven worden gebruikt, ook beschikbaar voor vrije beroepers.
MS Excel
Eén van de eenvoudigste manieren om zelf je boekhouding bij te houden is Microsoft Excel. Excel wordt wereldwijd gebruikt en er bestaan dan ook een heleboel templates die je vaak zelfs gratis kan gebruiken.
5 tools om je boekhouding als zelfstandige in bijberoep te voeren
Onderstaande lijst is zeker niet volledig en beperkt tot boekhoudprogramma’s die zich richten zelfstandigen en bijberoepers die zelf een vereenvoudigde boekhouding voeren:
O ja, weet dat er niet 1 beste keuze bestaat. Elke tool heeft zijn voor- en nadelen, en uiteraard speelt ook het kostenplaatje mee!
6) Is er een BTW-vrijstelling voor zelfstandigen in bijberoep?
Of je wel of niet BTW-plichtig bent is afhankelijk van de activiteit die je gaat uitvoeren. Best informeer je je zelf eerst even bij een ondernemingsloket (Acerta, Xerius,..). De meeste activiteiten zijn BTW-plichtig. Dit betekent dat u BTW zult moeten aanrekenen op de facturen aan uw klanten.
Maar gelukkig bestaan er hier uitzonderingen op. Zo zijn kleine ondernemingen met een omzet van minder dan 25.000 per jaar wel btw-plichtig (je moet dus wel registreren via het ondernemingsloket), maar zij genieten van een vrijstelling van aangiftes. Dit betekent dat je op facturen geen BTW zal aanrekenen en geen BTW-aangifte zult moeten doen.
De meeste zelfstandigen in bijberoep vallen hieronder. Anderzijds houdt dit ook in dat je geen BTW terugkrijgt op je aankopen.
