Wat is een btw klantenlisting?
Een klantenlisting/ btw-listing is een lijst die je als btw-plichtige onderneming of zelfstandige (in bijberoep) één maal per jaar moet opstellen en indienen bij de FOD Financiën.
Deze lijst bestaat uit een opsomming van al jouw klanten die een Belgisch btw-nummer hebben, aan wie jouw onderneming het afgelopen kalenderjaar goederen of diensten heeft geleverd, voor een bedrag van meer dan 250 euro exclusief (zonder) btw. Deze lijst bevat voor elke klant zijn btw-nummer, het totaalbedrag aan leveringen van goederen en diensten en het totaalbedrag van de aangerekende btw (indien je btw-aangiftes doet).
Welke klanten hoef je niet op te nemen?
Er zijn een aantal klanten die niet moeten worden opgenomen in je klantenlisting. Dit zijn, onder andere:
- Klanten met Belgisch ondernemingsnummer die alleen vrijgestelde handelingen hebben verricht (art. 44 Btw-Wetboek).
Bijvoorbeeld een arts of een verzekeringsagent(e). Het kan perfect zijn dat deze als zelfstandige werken en een ondernemingsnummer hebben, maar dat ondernemingsnummer is dan niet geactiveerd als BTW-nummer. Indien je deze probeert op te nemen in je listing krijg je een foutmelding.
- Particulieren/privé personen.
- Klanten met buitenlands btw-nummer, tenzij ze ook een Belgisch btw-nummer hebben
- Alle klanten aan wie je minder dan 250 euro (excl. Btw) gefactureerd hebt (ook degenen met Belgisch btw-nummer)
Indien al jouw klanten onder deze 4 uitzonderingen vallen en je doet ieder kwartaal een BTW aangifte, dan zal je toch nog een lijst moeten indienen, maar je mag hem dan leeg laten. Dit heet een nihil-listing. Dit is in het kort gewoon een lege klantenlisting.
Wie moet een klantenlisting indienen?
Een klantenlisting moet ingediend worden door elke btw-plichtige ondernemer/ zelfstandige.
Dus niet voor zelfstandigen met enkel een ondernemingsnummer zoals de thuisverpleger, psycholoog of verzekeringsagent.
Indien je gemengd/gedeeltelijk Btw-plichtige bent, moet je dat enkel doen voor die klanten waarvoor je iets doet waarop btw van toepassing is.
Je moet ook geen klantenlisting indienen indien je voldoet aan de 2 volgende voorwaarden:
- Je valt onder vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
- Je klantenlijst bestaat enkel uit klanten die niet moeten worden opgenomen in een klantenlisting (nihil-listing) (zie vorig punt).
Wanneer indienen?
Je zult jouw klantenlisting jaarlijks moeten indienen vóór 31 maart. Indien je echter stopt als zelfstandige, dan moet je binnen de 3 maanden na stoppen een bijkomende klantenlisting indienen . De stopzetting is vanaf het moment dat je btw-nummer uit het KBO werd geschrapt.
Hoe opmaken en indienen?
Je hebt twee opties.
Als je werkt met een boekhoudprogramma, dan zal je hoogstwaarschijnlijk van daaruit een xml-bestand van je klantenlisting kunnen exporteren. Deze zal je dan meteen kunnen opladen op Intervat.
Indien je niet werkt met een boekhoudprogramma, dan zal je alles manueel ingeven. Je zal dan lijn per lijn de btw-nummers (zonder de namen) van je klant ingeven.
Hieronder vind je een stappenplan voor het indienen van je klantenlisting.
Ga naar:
https://financien.belgium.be/nl/E-services/Intervat
Klik rechts op het icoon Intervat:
Meld jezelf aan met Itsme Je hebt de keuze uit in eigen naam of in naam van een onderneming. Beide keuzes zijn ok.
Klik dan op Intervat:
Gebruik de linkerkant van het scherm voor het manueel ingeven btw-nummers.
OF
Rechts voor het uploaden van het xml-bestand van je klantenlisting.
Indien je manueel ingeeft, klik je links bij aangifte via scherm op het eerste vak, je geeft je btw-nummer in en kiest dan in het tweede vak de optie “klantenlisting”.
Je gegevens komen er op het volgende scherm automatisch in, scrol iets naar onder tot:
Vul het jaar in waarvoor je de klantenlisting doet. Dus in februari 2024 doe je dit voor 2023.
Als kleine onderneming met de vrijstellingsregeling dien je ook het bedrag van de volledige omzet/ verkoop op te geven:
Druk op ‘Volgende stap’ en dan kom je op het scherm waar je de lijst van de klanten opmaakt, en daarna het btw-nummer, de hoeveelheid omzet per klant en het bedrag van de btw moeten invullen:
Begin met de eerste klant (btw-nummer, omzet zonder btw en btw indien je btw aangiftes doet en aanrekent), klik daarna op de groen + om een lijn toe te voegen.
Volledig klaar, klik op ‘Volgende stap’.
‘Stap 3 commentaar’ mag je overslaan, behalve indien je iets extra wenst toe te voegen. ‘Stap 4 validatie van de ingevoerde gegevens’, indien geen fouten vastgesteld volgende stap:
‘Stap 5 samenvatting van ingevoerde gegevens’ en akkoord. Indien alles er ok uitziet klik je op tekenen en indienen.
Uiteindelijk zal jouw klantenlisting na het invullen van alle gegevens er als volgt uitzien:
Om een nihil-listing in te dienen, dien ja al deze stappen niet te doorlopen.
Op het eerste scherm, geef je je btw-nummer op en maak je de keuze klantenlisting:
Sancties indien je dit niet doet
Zoals eerder gezegd, is de deadline voor het indienen van je klantenlisting 31 maart. Als je hiermee te laat bent, kan je een boete verwachten die kan oplopen tot maar liefst 3.000 euro! Dus op tijd zijn is de boodschap 😉
