Als zelfstandige in bijberoep zal je ook verkoopfacturen opmaken. Maar hoe maak je juist een factuur op? Het is niet meteen evident te weten welke zaken er allemaal op een factuur moeten. Daarom hebben wij voor jou een lijstje opgemaakt.
Aan wie maak ik een factuur op?
Het belangrijkste om als eerste na te gaan is, is aan wie je de factuur opmaakt.
Is jouw klant een bedrijf, een andere zelfstandige, een vzw, een overheidsinstelling (dus: andere btw-plichtige)? Dan ben jij volgens de btw-wetgeving verplicht om een factuur op te maken. Vaak doet men dit niet indien het gaat om heel kleinen bedragen, maar indien de klant er om vraagt zal je dus ook voor ene verkoop van 2 euro een factuur opmaken. Volgens de wetgeving mag je daar ook geen kosten voor aanrekenen.
Als je goederen en/of diensten levert aan een privépersoon (= consument), dan is een factuur in principe niet verplicht. Op het laatste bestaan er echter een aantal uitzonderingen. Voorbeelden zijn: verkoop op afbetaling, werken aan een onroerend goed (gebouw, …) , bouwmaterialen leveren, verkoop of herstel van auto’s en/of auto-onderdelen, verhuisdiensten, verkoop van grote hoeveelheden…
Hoe snel moet ik factureren?
Dit doe je best zo snel mogelijk na de levering. Waarom? Omdat je zo sneller je geld van je klanten zal krijgen, je klanten minder snel zullen vergeten om te betalen, je op die manier ook jouw eigen leveranciers sneller kunt betalen…
De btw-wetgeving legt alleszins op om verplicht te factureren ten laatste op de 15de werkdag van de maand, na de maand waarin de btw opeisbaar wordt. Eén maal per kwartaal factureren is dus niet correct. Jouw facturen éénmaal per maand opmaken is in orde voor de BTW, zolang je dit maar ten laatste doet op de vijftiende dag van de maand die volgt.
Wat moet er in de factuur staan?
De volgende elementen moeten verplicht opgenomen worden in je factuur:
- Het woord: “factuur”
- Factuurdatum: vermeld de datum waarop je je factuur opgemaakt hebt.
- Factuurnummer: vermeld het nummer van de factuur. Dit is vooral ook handig voor jou om gemakkelijk je facturen terug te vinden. De factuurnummers dienen elkaar op te volgen en zullen ook chronologisch in datum zijn. Factuur 2 kan dus bijvoorbeeld niet voor factuur 1 komen. Geef de factuur pas een nummer op het moment dat je deze verzendt.
- Leveringsdatum:
- Bij diensten is dit de einddatum van de werken/ diensten;
- Bij goederen is dit de datum waarop de ze geleverd worden;
- Indien je het transport verzorgt, dan is dit de datum van het vertrek van de goederen.
- Jouw bedrijfsgegevens:
- Commerciële naam, indien deze anders zou zijn dan je maatschappelijke naam.
- Maatschappelijke benaming (officiële naam)
- Adres
- Ondernemingsnummer (bv. 0123.456.789) en/ of BTW- nummer (bv. BTW BE 0123.456.789). Het btw- nummer is het ondernemingsnummer met het voorvoegsel BE. Indien je btw- plichtig bent, volstaat het enkel het btw-nummer te vermelden.
- Bankrekeningnummer (jouw IBAN – en BIC-code vermelden)
- Klantengegevens:
- Volledige naam
- Adres
- BTW-nummer of ondernemingsnummer indien van toepassing (niet voor een factuur aan een particulier/ privé persoon)
- Indien je een vennootschap hebt: “RPR” (rechtspersonenregister, enkel voor vennootschappen) gevolgd door de plaats van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft, bv. ‘RPR Gent’.
- Beschrijving en hoeveelheid van de verkocht goederen of de werken/diensten (je mag verwijzen naar de offerte). Vermeld daarnaast ook alle gegevens om de aard van de verrichte handeling vast te kunnen stellen.
- De eenheidsprijs: prijs per stuk, per uur. In geval van een vaste prijs voor een bepaald werk, is de overeengekomen prijs de eenheidsprijs.
- Maatstaf van heffing: dit betekent het bedrag waarop je de btw berekent (netto prijs, jouw verkoopsprijs, de btw is immers belasting die je daarna dient door te storten via de btw aangifte)
- Btw-tarief (6%, 12% of 21%), bereken het bedrag van de btw
- Totaalbedrag: maatstaf van heffing (netto prijs) + btw
- Als je klant niet aan btw onderworpen is: de aanduiding van de reden van de vrijstelling:
- “vrij van BTW ingevolge artikel 39bis W.BTW” (intracommunautaire leveringen);
- “btw verlegd” (intracommunautaire diensten);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 39 W.BTW“(uitvoer);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 39 quater W.BTW” (BTW-entrepot);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 40, § 1 BTW” (vrijgestelde invoer en intracommunautaire verwervingen);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 40, § 2 W.BTW” (douaneregelingen en douaneentrepot);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 42, §§ 1 en 2 W.BTW” (handelingen m.b.t. zeeschepen en luchtvaartuigen);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 42, § 3 W.BTW” (diplomatiek verkeer);
- “vrij van BTW ingevolge artikel 51, §2 W.BTW” (belasting te voldoen door medecontractant)
- “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk”
- Sinds 2013 is de vermelding “BTW te voldoen door medecontractant, KB nr1, art.20” vervangen door “BTW verlegd, art. 5, ontwerp KB nr. 1”.
- Betalingscondities: wanneer de factuur betaald moet worden en hoe dat moet gebeuren
- Eventuele kortingen voor bv. contante betalingen. Op deze kortingen hoeft men nooit btw aan te rekenen.
De volgende zaken zijn optioneel:
- Verwijzen naar reeds eerder opgemaakt facturen, in geval het om een deelfactuur gaat.
- Een vervaldatum: hierbij vermeld je tegen wanneer de factuur betaald moet worden. Bijvoorbeeld: “Gelieve de factuur te betalen vóór XX/XX/XXXX”
- Verwijzen naar de algemene voorwaarden: op zich is dit niet verplicht, maar wel enorm aangeraden om op de achterkant van de factuur te zetten.
- Een bedanking aan je klant.
Betalingstermijn: hoeveel tijd heeft mijn klant om te betalen?
Is jouw klant een bedrijf, een andere zelfstandige, een vzw, een overheidsinstelling (dus: andere btw-plichtige)? Dan heeft deze wanneer er geen andere termijn afgesproken werd 30 dagen de tijd, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur, om deze te betalen.
Is jouw klant een particulier, dan is er geen vaste termijn. Het is wel aangeraden om zelf een redelijke betalingstermijn op te nemen in je algemene voorwaarden om problemen te vermijden. Een redelijke betalingstermijn bedraagt 1 à 2 weken.
Gevolgen van een incorrecte factuur
Indien verplichte btw-vermeldingen ontbreken op de factuur, kan de overheid jou een boete tot maximaal 200% van de verschuldigde btw opleggen, met daarbovenop een administratieve boete:
- Eerste overtreding: € 50 met een maximum van € 500
- Tweede overtreding: € 125 met een maximum van € 1250
- Volgende overtredingen: € 250 met een maximum van € 5000
Hoeveel exemplaren van een factuur moet ik opmaken?
Je maakt 2 kopieën van je factuur maken: eentje houd je zelf bij, en eentje is uiteraard bestemd voor jouw klant.
Hoe lang bewaar ik mijn facturen?
Een factuur houd je 7 jaren bij. In uitzonderlijke gevallen kan dit langer zijn.
Mag ik een foute factuur verbeteren?
Als er een fout in je factuur staat, neem je best zo snel mogelijk contact op met je klant en stuur je een correcte versie van de factuur door. Als deze reeds in zijn btw-aangifte is opgenomen, zal je een creditnota opmaken, welke verwijst naar de foutieve factuur en een nieuwe correcte factuur opmaken.
Wanneer verjaart mijn factuur?
Ten aanzien van een ondernemer kan je een onbetaalde factuur tot 10 jaar na de datum invorderen. Na 10 jaren zal je deze factuur niet meer kunnen innen. Uiteraard is dit niet de bedoeling, dus doe het maar zo snel mogelijk.
Ten aanzien van een particulier kan je een onbetaalde factuur tot 1 jaar invorderen na de datum, als er geen schriftelijk bewijs van de overeenkomst werd gemaakt. Indien er wel een geschrift werd opgemaakt, verandert deze termijn naar 10 jaar. Na deze termijnen kun je de facturen niet meer innen.
